Réussir un projet de déploiement dans une grande entreprise multi-sites

La gestion de projet de déploiement multi-sites

La gestion de projet de déploiement dans les grandes entreprises multi-sites est l'ensemble des processus et des méthodes utilisés pour planifier, exécuter et contrôler le déploiement de solutions digitales dans plusieurs sites à la fois, afin d'assurer la qualité, la cohérence et la rapidité de leur mise en œuvre. Tout cela avec pour objectif final l’adhésion des utilisateurs et leur maîtrise de la nouvelle solution.

Dans le secteur alimentaire, la gestion de projet de déploiement est essentielle pour réussir l’intégration d’une solution digitale de maîtrise du risque dans votre entreprise. Le déploiement de ces solutions impactera tous vos sites, départements et équipes, et nécessite une planification minutieuse ainsi qu'un suivi continu.

Avec une stratégie claire en matière de gestion du changement et un investissement dans l'accompagnement de vos employés tout au long du processus de déploiement, vous avez 3,5 fois plus de chances d'obtenir les résultats attendus¹.

Les conséquences d'une mauvaise gestion de projet

Une mauvaise gestion de projet peut entraîner plusieurs conséquences négatives, notamment :

• Les risques de délais supplémentaires : un mauvais planning et une mauvaise gestion des ressources peuvent entraîner des retards dans le déploiement de la solution.
• Les risques de surcoûts : une mauvaise planification peut également entraîner des surcoûts inutiles, notamment en termes de temps, de ressources et de frais supplémentaires.
• Les risques de perte de qualité de service : une mauvaise gestion de projet peut engendrer des dysfonctionnements et des problèmes de qualité de service pour les utilisateurs finaux. Par exemple, un site peut être déployé avec une configuration inadaptée, des bugs peuvent apparaître, ou des données peuvent être perdues. Tout cela peut nuire à l'image de marque de l'entreprise, voire à la santé des consommateurs.
• Les risques de démotivation des équipes : une gestion de projet chaotique peut créer des situations de stress et de pression pour les équipes impliquées. Des retards, des bugs ou des problèmes de qualité de service peuvent impacter la productivité des équipes et les démobiliser.

Ces conséquences négatives peuvent impacter la qualité du déploiement et compromettre les bénéfices attendus de la solution digitale mise en place.

Les étapes clés d'un projet de déploiement

Un projet de déploiement est une tâche complexe qui nécessite, dès le choix de votre prestataire, une planification rigoureuse puis une exécution minutieuse. Les étapes clés incluent :

Avoir un responsable dédié

Une personne dédiée est affectée à votre entreprise pour accompagner le déploiement de la solution et assurer un suivi régulier. Elle apprend à connaître votre entreprise, répond à vos questions et s'assure que l'outil est utilisé de manière optimale pour que vous puissiez atteindre vos objectifs. En travaillant en étroite collaboration avec votre équipe, elle peut également proposer des ajustements et des améliorations pour maximiser l'efficacité de la solution.

Analyser ses besoins

L’étape suivante consiste à déterminer les besoins de l'entreprise et des différents sites, mais aussi de repérer les contraintes techniques et les attentes des différentes personnes impliquées dans le projet. Il est donc important de comprendre les différents processus, les flux de travail, les rôles et les responsabilités des différentes équipes afin de définir la méthode de déploiement la plus adaptée aux besoins de votre entreprise. Un prestataire avec l’expérience des grands groupes pourra vous aider à identifier en amont ces différents éléments.

Définir des indicateurs de succès et de ROI

Pour mesurer le succès de votre projet de déploiement, il est essentiel de définir des indicateurs clés de performance (KPI). Ces KPI sont déterminés dès le début du projet avec votre responsable dédié. Ils doivent être pertinents et mesurables, en lien direct avec les objectifs définis en amont. Ils couvrent généralement le déploiement lui-même mais aussi la réussite du projet de digitalisation dans son ensemble. Les KPI étant quasiment infinis en fonction de votre entreprise et des personnes impliquées (terrain, responsables, siège…), on n’en citera que quelques uns :

Pour le siège et les responsables :

• le ROI attendu,
• la compatibilité avec le système IT existant,
• la qualité et la facilité d’utilisation des tableaux de bord haut-niveau (niveau groupe),
• la fiabilité des informations,
• l’impact sur l’image employeur,
• la fidélisation des employés sur site,
• la rapidité d’exécution,
• l’amélioration du respect des process…

Pour le terrain :

• la qualité de la formation,
• la facilité de prise en main,
• le gain de place en supprimant l’archivage d’étiquettes papier,
• la qualité du matériel (tablettes, imprimantes, sondes…),
• l’absence de bugs,
• la disponibilité du support technique du prestataire…

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Planifier le projet

Une fois les indicateurs définis, il est temps de planifier le déploiement. Cette étape implique la définition des objectifs, des ressources nécessaires, des délais et des étapes clés du projet. Même si vous avez des centaines de sites à équiper, ces projets peuvent être réalisés facilement. Le déploiement progressif, en équipant un petit nombre de sites (phase pilote) avant de procéder au déploiement intégral, est généralement la méthode la mieux adaptée aux grandes enseignes. Elle permet de pouvoir perfectionner les formations, les autocontrôles, les clés de sensibilisation, de les rendre encore plus efficaces, pour une plus grande appropriation par l’ensemble des sites par la suite.

Communiquer régulièrement

Il est essentiel de mettre en place une communication claire et régulière avec les différentes parties prenantes pour garantir le succès du projet. La communication doit être adaptée aux besoins de chaque partie prenante et doit être définie dès le début du projet. De nombreux moyens sont disponibles :

• Plateformes de communication collaborative (Slack, Teams…) ;
• Réunions hebdomadaires ;
• Reportings et tableaux de suivi ;
• Rencontres et formations…

Les équipes de déploiement doivent communiquer régulièrement avec les différents sites pour s'assurer que les besoins sont bien compris et que les attentes sont satisfaites. Il est également important de prévoir des formations pour les utilisateurs finaux afin de les familiariser avec les nouvelles solutions digitales. Enfin, une communication régulière avec le prestataire et le fournisseur permettra de s'assurer que le projet avance conformément aux attentes et de repérer rapidement tout écart par rapport au plan initial.

Préparer ou faire préparer le matériel

Il est important de prévoir une préparation technique solide pour réussir votre projet. Cette préparation, effectuée par votre prestataire ou par vos équipes, passe par la reproduction digitale parfaite de votre PMS, la configuration des tablettes puis l'envoi du matériel sur place. Une bonne préparation technique permet d'assurer un déploiement plus rapide et plus efficace, tout en évitant les éventuels problèmes techniques.

Choisir la formation adaptée

Il est primordial d’accompagner ce changement, et pour cela, de prévoir des formations sur-mesure pour vous même et les différents utilisateurs, en fonction de leur niveau de compétence et de leurs besoins spécifiques. La méthode la mieux adaptée à votre entreprise saura optimiser le transfert de compétences et le temps de formation nécessaire.

Il est par exemple possible de prévoir des formations pour les encadrants (responsables de site, directeurs régionaux, directeurs de marchés et référents qualité…), qui pourront ensuite former à leur tour les équipes sur site. Pour cela, il existe plusieurs méthodes de formation, comme des formations à distance, des formations en plusieurs étapes avec des sessions de questions/réponses, des sessions uniques avec des modules concernant un outil spécifique. Il est important que ces formations prennent en compte les questions et demandes des utilisateurs, pour garantir une bonne appropriation des outils digitaux. Des vidéos "Tuto", qui resteront accessibles depuis les tablettes ou le portail web peuvent également être proposées pour permettre aux utilisateurs de se former à leur rythme, que ce soit à distance ou sur site.

Suivre le projet

Le suivi est une étape cruciale du projet de déploiement. Il permet de s'assurer que la solution est bien utilisée et qu'elle répond aux besoins de l'entreprise. Le suivi peut impliquer des évaluations régulières, des rapports de progrès et des réunions avec les différentes parties prenantes.

Des tableaux de bord dédiés, fournis par votre prestataire, peuvent vous permettre de suivre le déploiement, le bon fonctionnement du matériel et la bonne utilisation de la solution.

Pour conclure

Pour réussir un projet de déploiement d'envergure, il est crucial de choisir le bon fournisseur capable de vous accompagner dans les étapes clés, depuis l'analyse des besoins jusqu'à la satisfaction de toutes les parties prenantes.

La gestion de projet de déploiement de solutions digitales dans le secteur alimentaire est un élément clé pour réussir une transition vers des processus plus efficaces et plus sûrs. Une mauvaise gestion de projet peut avoir des conséquences négatives importantes, tandis qu'une bonne gestion de projet vous apportera une plus grande confiance en vos procédures de sécurité alimentaire.

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¹ Selon une étude de Deloitte, les entreprises qui ont une stratégie claire en matière de gestion du changement et qui investissent dans l'accompagnement de leurs employés tout au long du processus de déploiement sont 3,5 fois plus susceptibles d'obtenir les résultats escomptés de leur projet de transformation numérique.